Veel bruggen, kademuren, sluizen, wegen, leidingen, (afval)waterzuiveringsinstallaties, gemalen en waterkeringen bereiken de komende jaren het einde van hun ontwerp- of functionele levensduur. Maatregelen zijn nodig en dit gaat veel geld kosten. Hoe maken we hierin de juiste keuzes en zorgen we ervoor dat binnen de gestelde eisen iedere euro zo goed mogelijk wordt besteed?
Om dit soort vragen te beantwoorden, rekenen we met levensduurkosten (LCC). Voor goed assetmanagement zijn levensduurkosten onontbeerlijk. Tegelijkertijd is er nog veel onbegrip over wat LCC precies omvat. Daarom hier een korte uiteenzetting van de basisprincipes. De basisberekeningen hebben we in dit document toegelicht.
LCC staat voor life cycle costing. Het bestaat uit twee onderdelen:
Kosten, levensduur en het rekenen hiermee lichten we hieronder toe.
Kosten
Het woord 'kosten' is verwarrend omdat we in de bedrijfseconomie onderscheid maken in uitgaven en kosten. Een uitgave is geld dat daadwerkelijk uitgegeven wordt. Kosten hebben te maken boekhoudkundige afspraken. Zo is een investering een uitgave. Maar de afschrijving van deze investering over meerdere jaren op de exploitatierekening noemen we kosten. Bij het toepassen van LCC kijken we naar uitgaven (en ontvangsten) en niet naar kosten. Bij het in beeld brengen van levensduur-uitgaven maken we een inventarisatie van:
Er bestaan verschillende technieken om levensduur-uitgaven systematisch in beeld te brengen. Een aanpak hiervoor vind je bijvoorbeeld in de EN 60300-3-3:2004, application guide for life cycle costing.
Het in beeld brengen van realistische uitgaven in de tijd (kasstroomoverzicht) is extreem belangrijk voor de vervolgstap. Het heeft geen zin om met niet-realistische scenario's te gaan rekenen. LCC-gevorderden kunnen werken met kansverdelingen, real options en expected value, maar voor dit stukje voert dit te ver. Voor veel praktijkvraagstukken kun je uit de voeten met een realistische inschatting van uitgaven (en ontvangsten) over de levensduur en een gevoeligheidsanalyse, bijvoorbeeld 10% meer of minder uitgaven (en ontvangsten).
"Werk met realistische scenario's"
Levensduur
Met het begrip levensduur bedoelen we dat we kijken naar de levensduur van een bedrijfsmiddel. Dit kan een technische of een economische levensduur zijn. De technische levensduur is de tijd waarin een bedrijfsmiddel zijn functie naar behoren kan vervullen en waarbij risico's acceptabel zijn. De economische levensduur is de tijd waarin het economisch rendabel is om een bedrijfsmiddel in stand te houden. Op een gegeven moment kan het onderhoud en beheer aan bedrijfsmiddelen zo duur worden, dat het economisch voordeliger is een bedrijfsmiddel te vervangen. De levensduur hangt dus af van welke van deze twee maatgevend is. De boekhoudkundige levensduur speelt geen rol bij LCC.
Een alternatief is werken met een zelfgekozen tijdshorizon. Dit kan een eindige of oneindige tijdshorizon zijn. In dit tijdsframe inventariseer je dan alle relevante uitgaven en ontvangsten. Je zult dan nog steeds moeten bepalen wat de levensduur van een bedrijfsmiddel is. Als de levensduur van het bedrijfsmiddel korter is dan het gekozen tijdsframe, zet je er een herinvestering op. Aan het einde van het tijdsframe maak je een schatting voor de 'eindafrekening'. Bij auto's, gebouwen en schepen kun je hier de verkoopwaarde (restwaarde) opvoeren. Bij gemalen, wegen, installaties en leidingen kan dit niet. Deze hebben over het algemeen geen restwaarde en bovendien breek je een dergelijk bedrijfsmiddel niet zomaar ergens af. Dat zou geen realistisch scenario zijn. Daarom is een vast tijdsframe voor deze assets vaak niet de eerste keuze. Je kunt dit weer ondervangen door het tijdsframe lang genoeg te maken (bijvoorbeeld > 200 jaar, benaderen van oneindig), of door gewoon te werken met de technische of economische levensduur van het betreffende bedrijfsmiddel.
"Denk goed na over de levensduur en de rekenhorizon"
Rekenen met levensduurkosten
Alleen het in beeld brengen van levensduurkosten (lees: uitgaven en ontvangsten) helpt je niet verder. Het doel van LCC is dat je de levensduurkosten van verschillende bedrijfsmiddelen of scenario's met elkaar wilt vergelijken. Uitgaven en ontvangsten in de tijd mogen we niet zomaar optellen. Dit komt omdat we te maken hebben met rente en inflatie. Om bedragen in de tijd met elkaar te vergelijken kunnen we deze omrekenen naar het huidige jaar.
Dit 'contant' maken doen we met de netto contante waarde formule. De netto contante waarde formule rekent alle toekomstige bedragen terug naar de huidige waarden en telt ze bij elkaar op. Voor het contant maken wordt de lange termijn discontovoet (financieringskosten) van de organisatie gebruikt met wat risico-opslag.
Als twee bedrijfsmiddelen of scenario's dezelfde levensduur hebben kun je de meest gunstige netto contante waarde kiezen. Vaak hebben bedrijfsmiddelen of scenario's niet dezelfde levensduur. In dat geval reken je de netto contante waarde om naar de annuïtaire waarden of jaarlijkse equivalente kosten. Nu kun je ze wel met elkaar vergelijken.
"Ken je formules en begrijp de toepassing ervan"
In de context van assetmanagement zijn de volgende LCC-vraagstukken oplosbaar met de gangbare formules en een goede modelopzet:
Waar gaat het in de praktijk vaak mis?
Het rekenen met levensduurkosten is niet eenvoudig. Veel gemaakte fouten zijn:
De waarde van de uitkomst van LCC-berekeningen staat en valt met de invoer, de keuze van de rekenparameters en de modelopzet. Dit verschilt per situatie en het type bedrijfsmiddel. Neem bijvoorbeeld een kortere rekenhorizon en je uitkomst kan volledig anders uitpakken. Dit onderstreept het belang van een zorgvuldige modellering en een duidelijke motivatie van keuzes.